請求管理 導入事例 スマートニュース株式会社

事業部門で請求から消込、催促まで完結。管理部門はクラウド会計ソフトにデータ連携するだけ。部門間のシームレスな請求状況の共有が実現しました。

導入ツール:請求管理ロボ

導入企業:スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社は、「世界中の良質な情報を必要な人に送り届ける」ことをミッションとし、2012年6月15日に設立された企業です。
日米3,500万ダウンロードを超えるニュースアプリ「SmartNews(スマートニュース)」を運用する当社は、同アプリを軸に数多くのメディア各社様との事業提携を行っています。

https://www.smartnews.com/ja/

導入時期:不明

導入事例:

既存のクラウド会計と連携性が高く、事業部で独立して管理できる請求管理システムが必要でした

2014年12月から広告事業を開始し、管理部門に事業部側から請求情報を渡し、請求書発行から消込までを依頼していました。しかし、ここ1年で取引先件数が2倍に増え、リソース的にも管理部門に請求管理を依頼することが難しくなってきました。1つの事業部の請求書発行に経理担当の貴重な一日(しかも月初の1営業日は、経理の月次作業ともバッティングしていました)を丸々拘束するような事態になっていたのです。また、請求情報をやり取りする中で情報が誤って伝わってしまったり、請求書の内容に誤りがあったりと属人的なミスが発生していました。そのため、既存のクラウド会計と連携を維持でき、事業部側で独立して管理できる柔軟な請求管理システムの導入を検討しはじめたのが背景です。バックオフィス側のリソースを増やすという選択肢もありましたが、事業部側の営業事務で作業を引き取った方が効率的だという判断でした。

3年ぐらい前からクラウド会計の請求機能などを長年利用してきたので、自社にどのようなシステムが合うかといったポイントは明確でした。「独立した管理ができる」「請求書発行機能」「他システムとの連携性」の3つをクリアしていることが最低条件でした。ただし、こういった請求管理系のシステムは、そもそも管理部門が対象であるため、独立して管理できる仕様のものはなかなか見つかりませんでした。

その後、いろいろ比較検討した結果、条件の3つをクリアしたのは請求管理ロボだけでした。請求管理に特化したクラウドサービスなので、請求書の発行はもちろんのこと、送付・集金・消込・催促までを自動化。そして、柔軟な管理権限機能が備わっており事業部側で独立して管理が出来ました。もちろん独立といっても請求情報がブラックボックス化するのではなく、管理部門でも確認ができる仕様です。さらに既存のクラウド会計とCSV連携が可能だったので導入を決めました。弊社では機動性の観点から、バーティカルに機能特化したシステム同士が連携できるものが好まれるので、連携性が高いことは非常に重要な導入条件になっています。

管理部門の業務負担を80%削減。事業部側で請求業務をすべて完結!

導入にあたり工夫したポイントは、現状の請求管理フローに組み込むことによって、どのように作用するのか、どのようなリスクがあるか、をしっかり把握して導入を進めることでした。やはり、無理やり組み込んでも、うまく作用しないのでここは慎重に行いました。 そして、2か月目には請求管理ロボを現状のフローに乗せ、自然な流れで事業部側で請求管理業務を完結できるようになりました。これまで取引先が増えた場合、都度管理部門に登録を頼んでいたのですが、事業部側で登録できるので部署間でやり取りする時間を減らせました。事業部側での作業自体は増えましたが、全体的にみるとストレスや属人的なミスを減らし、業務効率化に繋がったと思います。さらに管理部門に関していうと作業が基本的に「仕訳のチェック」だけになったので業務が80%も削減でき、負担を大幅に減らせました。

みずほ銀行の法人口座との自動データ照会で、消込作業がゼロに

この他にも効果を発揮しているのは消込機能と催促機能です。消込機能は、主要取引銀行と自動連係でき、紐づけて消込作業を行ってくれます。そして、既存のクラウド会計に消込データをCSVで取り込めるのでシームレスな連携を実現しています。また、ダッシュボードで未収企業が可視化されるので、先回りでチェックできる点も非常に便利です。もう一つの催促機能は、今まで未収の場合、管理部門が確認して、それを事業部門に連絡し、その後事業部側から取引先へ催促の連絡をしていましたが、管理部門側の確認の必要がなくなり催促業務が効率化しています。このように想像以上の効果が出て非常に助かっています。

今後は上場を見据えて、「前受金の管理」「与信管理」などの統制部分を強化していかなければなりません。現状は請求管理ロボの機能とエクセルや手作業を交えて行っているので、こういった部分の機能が充実すれば、さらに使いやすくなると思います。

引用元:https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/case-studies/smartnews.html