電子契約 導入事例 株式会社H2

チーム全員で進捗共有。お客様との契約手続きもスムーズに。

導入ツール:Holmes

導入企業:株式会社H2

ITソリューション提供

https://h2-g.co.jp/

導入時期:不明

導入事例:

導⼊の背景は、東京進出。
担当:Holmesを導⼊いただきありがとうございます!導⼊のきっかけを教えてください。

代表取締役 森⽥様:弊社は北海道、札幌で⽴ち上げた会社でした。現在は札幌と東京の2拠点で展開しています。2年前に東京に本社を移した際、北海道と東京の契約書をはじめとした書類の管理が⼀元管理できておらず煩雑な状態でした。すぐに書類が確認できなかったり、捺印や保管のやりとりに時間がかかってしまっておりました。その課題感がずっとあり、導⼊を決めました。

また、弊社ももともとITの会社ですから、さまざまなITソリューションに触れる機会が多く、ペーパレス化、電⼦契約の存在を感じており導⼊を検討していました。他社サービスと⽐べた上で、弊社にはHolmesが合っていると判断し導⼊にいたりました。

株式会社H2(エイチツー)
代表取締役 森⽥様
FAXから電⼦締結になり、お客様との契約⼿続きがスムーズに。チーム全員で進捗共有も可能に。
担当:現在どのような場⾯でお使いいただいているのでしょうか?

野宮様:WEBマーケティング事業部で扱っているMEO対策の商品でのお客様と契約の際に使⽤しています。

担当:Holmesご導⼊前の状況を教えてください。

野宮様:MEO対策のお客様は飲⾷店様です。飲⾷店様では、FAX⽂化が根強いため、Holmesを導⼊する前までは、基本的に契約書はFAXでやりとりをしていました。お客様との同意がとれたら、弊社で契約書を作成し、FAXでお送りし、確認・捺印してもらうという流れでした。FAXが対応できないお客様には郵送にて契約書のやりとりを⾏っていました。

株式会社H2(エイチツー)
野宮様
担当:契約書のやりとりにはどのくらいのお時間がかかっていたのでしょうか?

野宮様:FAXだとだいたい2〜3⽇はかかっていました。すぐにご返答いただけるお客様もいらっしゃいますが、お客様もお忙しいので、営業担当が電話でフォローしてということも多かったです。郵送だとどうしても物理的に時間がかかるので1週間以上はかかってしまっていました。

担当:導⼊後の業務フローをお聞かせいただけますか?

野宮様:Holmes導⼊後、以下のような流れになっています。

①契約書作成メンバーが契約書をHolmes内に登録しているテンプレートから作成
②マネージャー(野宮さん)が⾦額や⽂章を確認・承認
③マネージャー(野宮さん)がそのまま締結依頼送付
④メンバーがお客様のHolmesの使⽤⽅法や契約内容の読み合わせ等、フォローをしながら締結を進める
株式会社H2(エイチツー)
担当:Holmesを導⼊後、課題は解決しましたでしょうか?

野宮様:全体的に契約のスピードが早まりました。お客様へ電話で契約内容の確認を⼀緒に⾏っているのですが、FAXだとどうしても電話を切らないといけませんので、確認しながら送ってもらうということはできません。Holmesだとメールでの送信になりますので電話をつないだままご案内ができます。

お客さんにも好評で、こんなに簡単に契約できるんだと⾔ってもらえております。また、いままでは契約締結フローは営業個⼈個⼈で管理していましたが、ダッシュボードで⾒れ、⼀元管理、⼀括管理できることで案件進捗を部署全体で確認できるのはとても素晴らしいです。

担当:Holmesはスムーズに利⽤開始できましたでしょうか?

株式会社H2(エイチツー)
野宮様:やはりはじめてのサービスなので最初は少しだけ契約書の作成に時間がかかっていました。ただ現在では⾮常に慣れてきており、2分ほどで作成できるようになっています。また、社内で⼆回ほど実際の運⽤フローに即した勉強会を⾏い、メンバーの理解が進みました。

担当:最後にHolmesへの応援メッセージをいただけますでしょうか。

株式会社H2(エイチツー)
野宮様:H2はこれから⼈も増えて、契約もますます増えていくので、ぜひ電⼦契約書を使って加速していきたいと思っています。細かい要望もすぐに対応してくださるので、ともに成⻑をしていきたいと思っています!これからもよろしくおねがいします!

森⽥様:電⼦締結・契約書システムのリーディングカンパニーとして⽇本を変えていってほしいです。電⼦締結が普及していくことで⽇本全体がよくなっていくと思います。期待しています!

担当:ありがとうございました!これから更に成⻑していくH2さまのお⼒になれるよう、Holmesも進化していきます!

引用元:https://www.holmescloud.com/usecase/173/