電子契約 導入事例 株式会社サイバー・バズ

Holmes導入で、申込みの迅速化を実現し、マネージメントの適正化も。

導入ツール:Holmes

導入企業:株式会社サイバー・バズ

ソーシャルメディアマーケティング事業

https://www.cyberbuzz.co.jp/

導入時期:不明

導入事例:

広告主からの多数の申込み。契約締結まで時間を要し、社内外ともに作業が煩雑化。
担当:Holmesはどのようにご利用いただいているのでしょうか。

販売管理局局長 大野様:広告主のクライアント企業様との間のプロモーションの委託業務のお申込書に利用しています。Holmesを実際使っているのは販売管理局、営業マネージャー、営業担当者で、40名ほどで使っています。

株式会社サイバー・バズ
担当:ソーシャルメディア分野で著しい成長がある貴社だからこそ、お申込書のやりとりは数が多くて大変だと思います。Holmesを導入する前のお申込業務のフローはどのような状況だったのでしょうか。

営業担当 高橋様:広告主であるクライアント企業様との間は、以下のようなフローで行なっていました。
 ①PDFをメールに送付
 ②先方がダウンロード
 ③先方が印刷・押印後にPDF化し、メール添付で返送
 ④営業担当が社内の管理ツールにPDF化して保存

株式会社サイバー・バズ
販売管理局局長 大野様:さらに、直接紙での回収もあったので、その契約書は管理部門でスキャンし、PDF化して保存する手間があり、枚数分の作業は大変でした。

担当:多数のお申込みがあり、それを紙またはメールから印刷・押印、PDF化が多いと、お互いに大変そうですね。このフローの中で問題はありましたか?

営業マネージャー 斎藤様:紙・メールでのやりとりのため、弊社・お客様ともに手間が多く、やりとりが1週間以上かかり、プロモーションのお話をいただいてから契約締結までに時間を要してしまうこともありました。


Holmes導入で、申込みの迅速化を実現し、マネージメントの適正化も。
担当:Holmesを導入し、その課題は解決されましたでしょうか?

株式会社サイバー・バズ
営業マネージャー 斎藤様:はい!Holmesを導入したことにより、メールに申込手続きのURLをコピペしお送りするだけなので弊社側の手間がまず減りました。また、お客様も使いやすい!とおっしゃってくださり、申込みは、その日のうちに行ってもらえるようになりました。それにより、営業の売上受注状況がタイムリーに把握でき、より適切にマネージメントが可能になりました。

営業担当 高橋様:以前は、申込書が返ってくるまで長いと1週間くらいかかっていましたが、今はすぐに返ってこないと電話して、「今メールを開いていただけますか」と、その場でお願いして手続きしてもらっています。

販売管理局局長 大野様:販売管理局の業務の変化としては、以前は申込書に手書きで案件整理番号を記載し、スキャン、PDF化し、ツールに保存していたので、1件ごとの時間がかかっていました。

担当:Holmesが売上(受注)管理にまで貢献できているのは嬉しいです。お客様からも高評価いただいている点もとても嬉しいです。あらためて、Holmesの導入の決め手をお聞きしてもよろしいでしょうか?

販売管理局局長 大野様:営業部との連携の上で、営業でのスムーズな締結の仕組み化、そして、管理局では申込書の適切な管理が必要だという認識でした。これらがセットでできるのが魅力で決定しました。

お客様にも好評の使いやすさ
株式会社サイバー・バズ
担当:Holmesを導入するうえで、貴社・お客様共に使い方がわからないといったことはありましたか?

販売管理局局長 大野様:弊社の中で、まずHolmesの利用マニュアルを展開し、業務フローを作成しました。また、Holmesの担当者の方が、マネージャーと営業担当者に対する勉強会を何度か開いてくれました。そのため、社内では問題なく使えるようになっています。

特に、新入社員はデジタルネイティブ世代なので、すぐ使えているようです。クライアント企業様へは、Holmesからご提供いただいた弊社専用のお客様への案内資料を使ってご説明しています。電子化の割合でいうと、半数以上の申込みがHolmesで行われており、かなりスムーズなやり取りになっています。

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担当:既に半数以上をHolmesで行なっているとなると、とても早いスピードでご活用いただいていますね、ありがとうございます!クライアント企業様へお使いいただくまでにハードルはありましたか?

販売管理局局長 大野様:そうですね。はじめは、営業担当者が、Holmesを使うことによるメリットをあまり実感しておらず、クライアント企業様へのお勧めができていなかったので、使いこなせないかな・・と悩んだ時期がありました。そこで、私が、「いつまでに案内をしましょう」と期間を区切って案内するようにしたところ、一部の営業担当者が頻繁にHolmesを使い始めました。

だんだんと社内でHolmesを使う波が広がり、使っていない営業担当者に対して、「なんで使っていないんだろう」という空気になり、営業担当者みんながHolmesを使いこなすようになりました。

営業担当 高橋様:クライアント企業様も使いやすいといってくださっていますし、私自身も、申込書をHolmesで送って、あとはHolmes上で管理局が管理してくれるので、とても便利に感じています。

担当:Holmesの管理機能はいかがでしょうか?

営業マネージャー 斎藤様:既読機能がついているので、相手が申込書を確認しているかまでわかり、営業のフロントとマネージャーの間で案件の進捗管理がしやすく、フォローもしやすいですね。また、Holmesは検索性が高く、各担当者・マネージャーが、過去の申込書内容の確認をすぐにできるところもいいですね。

販売管理局局長 大野様:申込書を受領したら、Holmes上で管理番号を入力し、後で検索できるようにしています。申込書に手書きで案件整理番号を記載する必要がなくなり、その点でも楽ですね。タグ付も自由にできたり、今のステータス(申込済みか、まだ申込待ちか)などもソートして見ることができるので、管理がとてもしやすいです。

株式会社サイバー・バズ
担当:ー管理機能の新機能で、関連書類の紐付けというのができるようになりました。例えば、同じクライアント企業様との間の契約書を紐付けておいて、同一画面で一覧で確認できるようになっています。ぜひご活用ください!

ー今後、Holmesで活用したい機能はありますか。

販売管理局局長 大野様:Holmesに自社雛形をそのまま取り込んで使える「スーパーMyテンプレート」という機能があることを聞いています。今後は、弊社のシステム情報をそのまま流して、スーパーMyテンプレートを活用し、Holmes上で申込書の作成から行いたいと思っています。

担当:ありがとうございます!作成・承認(稟議)・締結・管理がシームレスでできるところがHolmesの強みですので、ぜひスーパーMyテンプレート機能もご活用ください。

株式会社サイバー・バズ
担当:本日はありがとうございました!これからも引き続きみなさまの課題を解決できるサービスにしていくよう頑張ります!

最後にHolmesへの感想やメッセージをお願いします!

みなさん:紙での申込書・契約書で不便に思う方はたくさんいると思います。実際に私たちがそうなのですが、Holmesで電子化が進んでいけば、スムーズに業務が進むので、より本質的な業務に取り組めます。これから、Holmesもより便利になっていくと思いますので応援しています!

引用元:https://www.holmescloud.com/usecase/162/