名刺管理 導入事例 株式会社久米設計

名刺共有で情報の幅が広がり会社のパワーになっていく

導入ツール:SkyDesk Cards R

導入企業:株式会社久米設計

久米設計は、シュトゥットガルト工科大で建築を学んだ久米権九郎が1932年に創設し、現在では国内のみならず海外(中国・ベトナム)にも現地法人を設立し、日本有数の組織設計事務所として、学校・病院などの公共建築から、赤坂サカスなどの大規模複合開発など建築・都市・環境などにかかわる様々なソリューションサービスを提供しています。

導入時期:不明

導入事例:

名刺管理システム導入前に抱えていた課題は?

取締役 専務執行役員 豊永 正登 様
プロジェクトの管理は、基幹業務システムで行っていますが、顧客情報は別のシステムで管理していたため、プロジェクトと関連付けて管理できるシステムにする必要がありました。一方、顧客情報を管理している渉外を担当する部門では、顧客情報のベースとなる名刺が個人管理になっているなど、様々な情報が分断された状態で運用されていました。プロジェクトを推進するうえで、社内に存在する顧客に関連する情報を充分に活用できているとは言えない状況でした。

名刺管理システムに求める条件
名刺管理システムの採用にあたっては、個人レベルのものではなく、全社的に活用できるものであること、機能的には、カテゴリー別の分類と検索機能があることを重視しました。

名刺管理単体で利用できるものも便利だと思いますが、個人で利用する場合に限ってのことだと思います。そして、全社的に名刺情報を共有するためには、基幹業務システムと二重管理にならないように顧客情報として連携させることが最重要であり、絶対条件としました。


霞が関コモンゲート中央合同庁舎 7号館
SkyDesk Cards R 導入の決め手
他の企業が提供する名刺管理システムについても調べ、実際にお試しで利用もしてみましたが、弊社の基幹システムの顧客情報からダイレクトに名刺情報にアクセスすることができたのはSkyDesk Cards Rのみで、システム連携の要件を満たしていた事が選定理由の一つとして挙げられます。

他にも、名刺の取り込みについては、スマートフォンで写真撮影をして取り込むという方法や、ドキュメントスキャナーのような機器で取り込むというのが一般的になっていますが、富士ゼロックスのSkyDesk Cards Rは、複合機を利用して大量の名刺を読み取ることも可能ですし、読み取り作業を効率的に行えるということが、もう一つの導入を決めた理由です。既にある複合機を活用することができたので、イニシャルコストを抑えることができました。

導入の決め手
基幹システムとの連携
大量名刺の一括取り込み
セキュリティ
価格

業務管理部 統括部長 吉田 宏幸 様
また、セキュリティ面でも安心できましたし、導入を検討した段階で見積もりをいただきましたが、SkyDesk Cards Rが他社よりも導入コストが低かったということも決め手になりました。

導入後、社内への展開方法で工夫された点
システムを導入しても使い方のルールがなければ効果がうまく出せないと思い、メンテナンス方法を含め、運用ルールを策定しました。運用する上で厳しいチェックのルールを入れるよりも、使いながらルールを見直しできるよう柔軟性を持たせています。

名刺管理は、営業ツールとして支社も含めて80名程で利用しているのですが、これだけの人数になると、ルールの認識も人によって違う場合があります。そのため、利用者は、名刺の登録までをすることにし、会社のルールに沿った情報の整理は、専任の担当者を設けて行うようにしています。

社内展開で工夫した点
柔軟性のあるルールで運用
専任担当者を設定
SkyDesk Cards Rを導入して感じている効果
当初、分断されていたプロジェクト管理と顧客情報・名刺情報が一元化でき、情報の横展開という意味での共有もしやすくなりました。

名刺管理だけに限って言うと、全社員スマートフォンを持っているので、個人の名刺管理としても利用でき、移動中にも確認できるので便利になりました。

さらに、全社の情報が集まるので、個人としては面識のない方でも、会社として面識がある方という事が分かるので、情報として活用の幅が広がります。もっと輻輳していけば、会社全体としてのシナジーもさらに上がると思います。

導入の効果
情報の横展開がしやすくなった
人脈が分かり、情報の幅が広がる
社内コミュニケーションがとりやすくなった

総務部 上席主査 須藤 幸詞 様
また、社内のコミュニケーションもとりやすくなりました。例えば会議中に色々なお客様のお名前が出ることがありますが、面識のないお客様であっても、その場で直ぐ検索して確認することができるので、とても会議の進行もスムーズになりました。

今後の活用について
渉外記録を含む顧客情報と名刺情報を蓄積していき、その履歴を会社の財産として新たな事業へ取り組む際に活用していければなと考えています。そのような使い方ができて、初めて活きてくるシステムだと思いますし、そこまで使いこなしていきたいと思っています。

引用元:https://www.skydesk.jp/ja/products/cardsr/casestudies/case_kumesekkei.html