名刺管理 導入事例 三菱UFJリサーチ&コンサルティング株式会社

名刺管理サービスは働き方改革の入口として最適でした

導入ツール:SkyDesk Cards R

導入企業:三菱UFJリサーチ&コンサルティング株式会社

1980年代の日本のコンサルティングビジネスの創生期から経営課題の解決を支援するサービスの提供をしているコンサルティング事業に加え、官公庁や地方自治体を主要顧客とし、世界、日本、地域が抱える多様な課題の解決を支援する政策研究事業、銀行のお客様に対して情報提供やセミナー開催などを行う会員・人材開発事業、内外マクロ経済の調査分析を行う調査事業を展開しています。

導入時期:不明

導入事例:

働き方改革への取り組み

業務管理部 部長 木内 卓 様
コンサルティングや政策研究といった事業を中心に、従来長時間労働となりがちだった働き方について様々な角度から合理化を図り、時間内に効率良く業務を遂行できるような取り組みを行っています。

研究員やコンサルタントは、知的生産に集中することが必要で、質の高い報告書などを成果物として納品することが求められます。従来型の働き方では、納期に向けて集中的に残業しながら作り上げ、間に合わせることをよしとするスタイルでしたが、これからは効率的に時間当たりの生産性を高めつつ、質の高いものを納品していくというワークスタイルイノベーションが必要だと感じ、それを目指して取り組んでいます。

ワークスタイルイノベーションの推進にあたって、何も無いまま急に生産性が高まるということはありません。一人ひとりの意識という問題もありますが、デジタル装備の導入やテレワークなどの人事制度も含め、環境整備が必要と考え、スマートフォンやノートパソコンの支給、サテライトオフィスの導入をしてきました。

これまでは、庶務・雑務も含めてお客様の訪問先から自分の机に戻ってきてデスクトップパソコンで作業する必要がありましたが、東京、名古屋、大阪に加え、札幌、仙台、広島、福岡でも執務できるサテライトオフィスを契約したことで、出張先でノートパソコンを開き、お客様との打合せ内容の記録や上司への報告、調べ物をしたりなど、外出先であっても会社にいるのと同じように仕事ができる環境を整備することができました。これら環境整備により、実際に生産性向上につながってきていると実感します。

名刺管理の導入を検討するきっかけ
実は、当初はワークスタイルイノベーションの観点ではなく、情報セキュリティリスクの管理という観点で検討を始めました。

当時は、一人ひとりが名刺を見ながらメールアドレスを入力していたこともあり、メール誤送信のリスクがありました。名刺からメールアドレスを自動的に読み込むことでこうした問題を解決できないかと考え、導入の検討を開始しました。

検討を進める過程でちょうどデジタライゼーションやワークスタイルイノベーションを全社で推進する計画も立ち上がりました。名刺自体は、極めてアナログなツールですが、データベース化してペーパーレスにし、外出先でもスマートフォンで閲覧、電話もかけられる。あるいは、名刺交換をしたらすぐにデータベースに落とせるという点で、名刺管理サービスは非常に有効なツールと位置付けられ、導入の検討が加速しました。

導入検討のきっかけ
セキュリティリスク管理
デジタライゼーション、ワークスタイルイノベーションの推進
SkyDesk Cards Rの選定理由
企業向けの名刺管理サービスは、名刺情報の社内共有に力点を置いているものが多いと感じています。もちろんそれも大事なことではありますが、情報セキュリティの観点で名刺管理サービスの導入を検討し始めたこともあり、セキュリティ面を非常に重要視しました。

検討にあたっては、複数社の名刺管理サービスを比較したのですが、各社ともオペレーターによる文字入力サービスを提供していました。しかしながら、入力業務を海外に委託していたり、再委託先の管理が曖昧であったりとセキュリティ面で懸念のあるサービスがありました。その点、富士ゼロックスさんのSkyDesk Cards R は、セキュリティ面がしっかりしていたことが評価できたポイントの一つです。

選定理由
セキュリティ面がしっかりしていた
オペレーター入力サービスの利用料も含めたときの割安感

業務支援センター 兼 業務管理部
部長 山室 隆彦 様
更に、コストの面でも評価できました。他社の名刺管理サービスは、オペレーター入力の料金が月々の基本料金に含まれていて割高だという印象がありました。その点、SkyDesk Cards Rは、オペレーター入力のサービスがプリペイドチケットで処理され、使う分だけ支払えばいいという料金体系だったことも評価できるポイントでした。

他にも安く利用できるサービスはあったのですが、セキュリティ面で不安があるものでしたので、セキュリティとコストのバランスでSkyDesk Cards R を選ぶことになりました。

社内展開で工夫された点
会社全体として取り組むワークスタイルイノベーションの一環であり、そのためのデジタル装備品の一つであるということを全面に出しながら、「こんな便利なものを導入しました」「利用に際しては現場にコスト負担をかけません」「IDを取得したら使えます」というメッセージとともに利用開始の案内を社内に出しました。

こういうサービスは、使ってみることで便利さを実感してもらえるものなので、各拠点・各フロアにスキャナーを設置したり、富士ゼロックスさんに運営委託している社内のドキュメントセンターを活用したりもしました。

ドキュメントセンターに置いてあるスキャナーで自分で名刺の取り込みをしてもいいし、名刺フォルダーに入っている名刺をそのまま束で預けてドキュメントセンターに取り込みをお願いできるようにもしました。さらに、ドキュメントセンターの利用コストも含めて現場でなく本部負担としたことで、「我先に」という感じで利用が加速しました。

最初の名刺取り込みのハードルを低くしたことで、スムーズに利用を始めることができ、利用者には「結構便利だね」と使ってもらえるようになりました。

社長が自ら活用し、社内にデジタライゼーションを働きかけるメッセージを明確に出していただいたことも大きかったですね。

社内展開時の工夫ポイント
最初の名刺取り込みのハードルを低くした
読み取り機を各所に設置
ドキュメントセンターの活用
導入によって得られた効果
当初課題としていた情報セキュリティのリスク管理という観点では、目的が達成できました。名刺情報をデータベース化したことで退職者が出ても名刺情報の持ち出しを防ぐことができ、会社の資産にもなっています。

また、名刺管理サービスの導入は、全社で推進するワークスタイルイノベーションやデジタライゼーションの入口としてすごく良かったと思います。

今では、スマートフォンでメールやスケジュール管理など様々な業務ができるよう環境を整えていますが、会社から貸与するスマートフォンの支給を始めたころは、利用できるアプリがそれほどありませんでした。

ワークスタイルイノベーションやデジタライゼーションを推進する側の立場としては、スマートフォンで何ができるの?と問われたときに、名刺管理は、非常にわかりやすくすぐに効果を実感してもらえるものなので、最初の入口として最適なサービスでした。

引用元:https://www.skydesk.jp/ja/products/cardsr/casestudies/case_murc.html